Fraude facturen worden ook wel spookfacturen genoemd. Het zijn neprekeningen die je krijgt per mail, app of zelfs per sms, van oplichters die hopen dat een onoplettende ondernemer de factuur betaalt. Het geld komt dan natuurlijk op de rekening van de crimineel terecht. Misschien heb je er zelf wel eens een binnengekregen vanaf een vreemd e-mailadres en had je direct door dat je een nepfactuur had ontvangen.
Helaas worden oplichters steeds beter in het namaken van echte facturen. Online boekhouden MKB wordt er zo niet eenvoudiger op. Ook komt het voor dat criminelen zich voordoen als een bepaalde instantie om belangrijke informatie boven tafel te krijgen, zoals je bankgegevens. Het kan geen kwaad om als ondernemer extra op te letten als je dit soort berichten krijgt. Hier zijn 8 tips om fraude facturen te herkennen.
1. Klik nooit op een link in een sms
De bank, de Belastingdienst en de overheid zullen nooit om je persoonlijke gegevens vragen via mail, telefoon, WhatsApp of sms. Zij communiceren allemaal per brief of via specifieke pagina’s op internet waarvoor je moet inloggen (MijnOverheid.nl bijvoorbeeld).
2. Bank en Belastingdienst sturen geen herinneringen
Een rekening openstaan bij de bank of de Belastingdienst? Dat kan natuurlijk, maar krijg je een herinnering van een van die instanties dan heb je hoogstwaarschijnlijk te maken met een spookfactuur. De bank, overheid en Belastingdienst sturen namelijk geen herinneringen.
3. Kijk aan wie de factuur is gericht
Fraude facturen zijn meestal niet aan jou als persoon gericht en gebruiken vaak een algemene aanhef.
4. Check het e-mailadres
Krijg je een e-mail bericht met een factuur kijk dan goed naar het e-mailadres van de afzender. Klopt deze met het mailadres dat jij van de instantie in je administratie hebt staan? Zo nee, dan heb je waarschijnlijk te maken met een fraudeur.
5. Kijk wie de afzender is van de factuur
Betaal een factuur nooit zonder te checken waar deze vandaan komt. Herken je de naam van de afzender? Zoek de afzender op in het handelsregister om te kijken of het bedrijf inderdaad bestaat.
6. Check het ordernummer
Bestel je vaak hetzelfde bij een bedrijf? Dan loop je kans om een fraude factuur te ontvangen voor de bestelling die je vaker doet. Kijk daarom altijd, voordat je geld overmaakt, of je de bestelling die op de factuur staat daadwerkelijk hebt gedaan. Leg hiervoor het ordernummer dat op de factuur staat naast je eigen administratie.
7. Controleer het bankrekening nummer
Ook een slimme manier om te controleren of je te maken hebt met een fraude factuur is door het bankrekeningnummer op de factuur te checken. Is dit nummer bekend in jouw administratie? Fraudeurs maken vaak gebruik van buitenlandse bankrekeningen, let dus extra goed op als je een factuur krijgt met een buitenlands bankrekeningnummer.
8. Lees de kleine lettertjes
Bij sommige nepfacturen kun je kleine lettertjes vinden waarin zoiets staat als: “dit is een aanbieding”. Ook als je het woord ‘offerte’ ergens tegenkomt heb je waarschijnlijk te maken met een fraude factuur.
Fraude facturen bestaan er in allerlei soorten en maten. Je kunt ze binnen krijgen per sms, WhatsApp, mail en de post. Het kunnen facturen zijn van je bank, naheffingen van de belasting, verkeersboetes en facturen van producten die je nooit hebt gekocht. Het beste wat je als ondernemer kunt doen om er niet in te tuinen is elke factuur of herinnering die je krijgt kritisch onder de loep te nemen. Eigenlijk is er bijna geen één instantie die facturen communiceert per WhatsApp of sms en het opvragen van persoonlijke gegevens gebeurt ook nooit op die manier. Heb je twijfels over een factuur die je van een bepaalde instantie hebt binnen gekregen bel dan met die instantie om zekerheid te krijgen.
Een offline boekhoudprogramma kan een uitkomst zijn omdat deze minder fraude gevoelig zijn.
Het versturen van een fraude factuur is strafbaar. Om te helpen deze vorm van fraude tegen te gaan kun je melding maken van een spookfactuur bij de fraudehelpdesk. Daarnaast kun je aangifte doen bij de politie.